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Como Planejo minhas Viagens

Mais uma vez me inspiro em um comentário que fiz outro dia no VnV para escrever sobre algo que tem tudo a ver com o blog: como planejar viagens. A pergunta do VnV era sobre quais são seus rituais antes de viajar; no meu caso não é bem um ritual mas um método que criei de planejamento de viagem que criei e que facilita minha vida. Não viajo sem utilizá-lo por menor que seja a viagem. Como acho que funciona e que é bastante prático quero dividir minha forma de planejar/orçar viagens aqu

Ah, se você gostar deste post e decidir colocar o meu método em prática não deixe de ler o post 85 Dicas para economizar no planejamento de sua viagem afinal, quem é que não quer economizar e poder viajar muito mais?

Planejamento de Viagem – Passo 1 – ORÇAMENTO

Tudo começa com uma planilha excel. É quando ela é criada que a viagem começa a se materializar. Tenho um modelo/método que foi evoluindo com o tempo e é sobre ele que irei escrever. Também irei anexar algumas imagens para tornar a coisa mais palpável.

Sou fã do excel, acho que ele é versátil e que ajuda com os números de uma forma que o word, papel ou mesmo apps ainda não o fazem. Nessa planilha tenho abas pré-definidas e caso necessário, crio abas adicionais. A aba mais importante é a Roteiro1. É por ela que tudo começa. Nela tenho linhas com o dia do mês e da semana (importante para visualizar finais de semana, as vezes os evito ou prefiro, depende da situação) e a cidade onde deverei estar. Para cada dia tenho 4 categorias de tipos de despesa que são: transporte, hospedagem, alimentação (gastos com restaurantes e lanches) e entretenimento. O objetivo final da etapa de orçamento é estimar o custo para cada uma dessas despesas para todos os dias da viagem.

Segue um exemplo simples desta aba. No exemplo, minha próxima viagem, 5 dias em Buenos Aires ainda nessa semana:

Aba Roteiro (etapa de orçamento)
Aba Roteiro (etapa de orçamento)

Começo pela item transporte (trecho internacional ou maior descolacamento da viagem), com a cotação das passagens aéreas internacionais/nacionais ou mesmo passagens de trem (muito comum na Europa), ônibus ou carro (alugado ou próprio). Eu costumo ter uma regrinha para viagens de trem, se a viagem dura até 7 horas encaro o trem ou mesmo o ônibus, se for mais do que isso prefiro o avião.

Para passagens aéreas meu grande companheiro é o Skyscanner, utilizo ele há muito tempo e gosto bastante. A possibilidade de pesquisar várias companhias, seja em datas específicas seja por mês cheios, facilita muito. Também é possível escolher a origem e deixar o destino como “qualquer” e ele vai listando as passagens disponíveis por país ordenadas por preço. Adoro! Já me ajudou muito a viajar barato e também é bastante inspiracional. Um aliado recente tem sido a MaxMilhas. Quando não tenho milhas suficientes avalio comprar um dos trechos com eles. Também uso eles como um agregador, isto é, consigo ver para determinado destino quanto cada cia aerea aerea está cobrando em milhas. As vezes troco o destino ou origem para verificar se consigo sair de outro local com menos milhas (isso é ótimo na Europa onde as viagens internas com cia aereas low-costs são baratinhas).

Para bilhetes e passes de trem acesso a Rail Europe, as cias ferroviárias locais e a Trainline. A Rail Europe é boa para termos a visão de todas as cias que operam o trecho, eles tem um bom site em português e oferecem um serviço de pós-venda adequado. Já com as cias ferroviárias temos que ter bastante cuidado ao comprar. Os tickets com os melhores preços costumam não ser reembolsáveis e o pós venda não é nada bom. Em termos de preço é difícil a Rail Europe bater as cias ferroviárias porque eles cobram taxas pelos serviços prestados porém em termos de atendimento também não existe comparação. A Trainline serve o UK, já usei o serviço e recomendo. Aqui no blog no menu “Tudo para planejar sua viagem” existe um submenu onde incluo os posts com dicas de como comprar passagens com determinadas cias ferroviárias. Tem bastante coisa, não deixe de conferir de acordo com o país que deseja visitar.

O próximo passo do orçamento são os trechos internos, seja de avião (também utilizo o Skyscanner), trem (cias locais, Rail Europe e Trainline), ônibus – gosto da FlixBus, aluguel de carros, utilizado a RentCars. Nesse palanejamento também entram trechos com barcos (a Croácia por exemplo é um destino onde é praticamente impossivel não utilizar ferry boats).

Logo na sequência orço os traslados (que podem ser um serviço de shuttle, transporte público ou mesmo taxi/uber). Por fim incluo a previsão de gastos com transporte público e/ou taxi/uber dia a dia e  estacionamentos, pedágios e combustíveis (quando houverem). É claro que não coto tudo para cada viagem, cada uma tem o seu perfil.

Na figura abaixo um detalhamento da linha transporte, dia-a-dia

Detalhe do tipo de despesa transporte durante orçamento
Detalhe do tipo de despesa transporte durante orçamento

Depois de orçado o transporte o proximo passo é a hospedagem faço cotações para o período desejado em sites como Booking, Agoda (forte na Asia)AirBnB ou mesmo diretamente no site dos hoteis desejados. O objetivo aqui é saber quanto custa em média para o período que desejo um hotel de uma certa categoria em determinada localidade. Fazendo isso é fácil identificar se algum dia a ocupação está muito alta, nesses casos pode ser devido a alta temporada, eventos, finais de semana ou feriados no destino e nesse caso ás vezes uma alteração nos hoteis ou mesmo na ordem das cidades visitas ou nas datas de check-in/check-out pode gerar uma economia.

IMPORTANTE: a etapa de orçamento da acomodação pode ser realizada antes dos transporte internos caso você tenha muitas cidades de diferentes países no seu planejamento, dessa forma você não precisa refazer o item acima.

Por fim utilizo médias de gastos diários com entretenimento, estimando por alto os passeios que pretendo fazer ao longo dos dias, e com alimentação, baseado em informações coletadas em sites como TripAdvisor, blogs de viagem, site de atrações e passeio como Tiqtes, Civitatis, GetYourGuide, e TourOn (Brasil) Caso exista algum entretenimento ou restaurante que destoe da média, como um passeio de balão pela Capadócia ou um restaurante estrelado incluo esse item direto no orçamento.

Fazendo dessa forma minha planilha vai ganhando vida e durante o orçamento consigo identificar se alterações no roteiro podem oferecer economia de tempo e/ou dinheiro, se a quantidade de dias escolhidos para cada local será suficiente para os passeios que priorizei (para fazer tudo nunca dá mesmo…risos). Não é raro fazer cópias dessa aba conforme a pesquisa avança e assim vou criando novas versões e mantendo as antigas para consulta.

Normalmente faço o orçamento para duas pessoas pois viajo muito com meu namorado ou amigos, isso explica as colunas V1 e V2, viajante 1 e 2 respectivamente. As duas primeiras colunas contém o valor previsto, já as duas últimas o realizado. Costumo incluir  ou remover colunas de acordo com a quantidade de viajantes, as vezes incluo coluna para diferentes moedas, as vezes trago todos os gastos para uma moeda unica.

Tenho viagens orçadas e não realizadas porque o custo ficou fora do que estava disposta a gastar naquele momento. Isso normalmente acontece quando o período é de altíssima temporada e o planejamento não é feito com antecedência (de 6 a 4 meses) ou com lugares que não se enquadram no orçamento que tenho disponível naquele momento. Nesse caso deixo a planilha para uso em um momento futuro e parto para um novo destino e uma nova planilha…risos.

Ah, tenho uma linha única chamada outros onde incluo gastos específicos como vistos (se necessário) e seguro de viagem.

O Seguro de viagem é um item que cada vez mais entra no meu planejamento. Depois que comecei a trabalhar com TI na indústria de turismo fiquei assustada com a quantidade de sinistros e passei a dar mais atenção para esse item. Não viajo sem seguros se a viagem for longa, para esquiar ou incluir algum esporte radical (maior probabilidade de ocorrer algo), se for para os EUA (despesas medicas por lá são altissímas, nesse caso aumento um pouco a cobertura contratada), se o seguro do meu cartão de crédito não cobrir (viagens terrestres, passagens emitidas por terceiros) ou se a viagem for para países onde a higiene não é das melhores (ex: India, Marrocos). Em todos esses casos prefiro pagar o seguro e não me incomodar com reembolsos do cartão.

Utilizo a Real Seguros e a Seguros Promo, que são agregadores e oferecem inúmeras opções. Tem também a WorldNomads para quem não reside no Brasil. Pense bem, como já diria o ditado o ideal é que o seguro morra de velho mas, se você vier a precisar do serviço com certeza será uma super economia. Muito cuidado com o barato que pode sair caro.

Planejamento de Viagem – Passo 2 – APROVAÇÃO DO ORÇAMENTO E COMPRA DA VIAGEM

Se o orçamento é aprovado parto para a a execução do projeto, isto é, vou as compras propriamente ditas sempre com o objetivo de não extrapolar o orçado. Primeiro compro os trechos internacionais e trechos internos. Depois reservo os hotéis e na sequência alugo o carro e/ou reservo traslados. Todos os itens acima faço com antecedência com a meta de encontrar ofertas e de não perder tempo ao chegar no destino. Para os hotéis costumo reservar com direito a cancelamento e depois continuo pesquisando por melhores preços. Se a viagem estiver muito próxima arrisco hotéis sem direito de cancelamento.

É no momento das compras que pesquiso por preços, consulto diversos site e também sites (dos hoteis, de agregadores, de comparadores e também verifico nos sites de cupons de desconto; costuma usar com frequencia o Cupom Valido). É cada vez maior a oferta de cupons para os eCommerces que vendem produtos de turismo.

Depois vem a etapa de ajuste fino que é o planejamento detalhado dia a dia dos passeios. Aqui entra o planejamento dos lugares que irei visitar e passeios que irei realizar. Verifico os dias de fechamento, os melhores dias para visitar  determinada atrações, se existe alguma gratuidade, etc. Nessa etapa avalio a compra de passes tanto de atrações turísticas quanto de transporte público. As vezes o passe é de 3 dias e ficarei 5 no lugar, assim planejo visitar os sites contemplados com o passe de uma forma consecutiva de forma a otimizá-lo. Sempre que possível compro os ingressos/passes para as atrações que sei que irei visitar com com antecedência e um dos melhores benefícios disto é a economia de tempo porque se você não planeja e deixa para a hora pode ser que tenha que enfrentar filas quilométricas dependendo da atração e da temporada.

Deixo por último os restaurantes, cafés, etc. Nesse caso crio um aba ou documento à parte com sugestões por bairro ou, se a viagem for pequena, registro na linha entretenimento sugestões de passeios+comidinhas, como foi o caso dessa viagem para Buenos Aires. Verifico também se algum restaurante que quero muito ir exige reservas e qual o dia de fechamento. Aqui, mais uma vez, costumo reservar. Não é uma prática muito comum no Brasil, porém na Europa e mesmo em Buenos Aires é extremamente recomendado.

Não costumo gastar muito em restaurantes mas também não faço tanta economia. Sempre pincelo dicas de restaurantes com bom custo benefício frequentados pelos locais. Não vivo o tempo todo em restaurantes estrelados onde vivo e tampouco faço isso quando viajo. Além disso, em função dos dias serem curtos para tanta coisa que se quer fazer, normalmente uma das refeições costuma ser uma refeição mais rápida e portanto mais econômica. Ah, dou preferência a hotéis sem café da manhã porque gosto de tomar café como as pessoas do lugar tomam. Então esse item também entra na média de gastos com alimentação.

Todos esses detalhes vão sendo informados na planilha ao longo do ajuste fino do planejamento. Com o tempo a descrição de cada tipo de despesa conta com detalhes ao invés de médias, assim como horários e endereços úteis. No final a planilha tem todas as informações que preciso além dos custos previstos.

Aba Roteiro(depois do planejamento finalizado)
Aba Roteiro1 (depois do planejamento finalizado)

Por fim, copio para meu smartphone e também imprimo, assim tenho tudo a mão caso seja necessário durante a viagem.

ABAS ADICIONAIS

Abas adicionais como TO Dos e Obs, Mala, Compras e Fontes me ajudam a planejar. Em TO DO’s vou listanto as pendências da viagem, em Mala incluo itens que devo levar e que são meio fora do trivial para não esquecer, já a aba fontes me ajuda a lembrar das páginas consultadas e depois me auxilia com os posts para o blog. Seria simplesmente impossível lembrar de tudo que consultei!

Aba TO DOs e Observações
Aba TO DOs e Observações
Aba Fontes
Aba Fontes

COMPRAS

Tenho uma aba compras porém na minha opinião é um capítulo à parte da viagem. Não dá para dizer que é um custo da viagem porque na maioria das vezes são coisas que compraria de qualquer forma. O que faço é aproveitar lugares onde essas coisas são mais em conta e/ou mais diversificadas e uno o útil ao agradável.

Pesquiso sobre compras no lugar, geralmente o último item mas não o menos importante :), e não deixo passar boas oportunidades. Incluo as informações sobre compras dentro dos próprios passeios planejados caso considere imperdível não ir até determinado lugar.

Impossível ir a França e não comprar cosméticos, mesmo quando comprado com a Itália é conveniente. Já em Bariloche, Berlim e Livigno (área duty-free na Itália)  fiz ótimas compras de artigos para esqui. Em Buenos Aires não será diferente, já fiz uma listinha e planejei a ida até algumas lojas que vendem couro porque uma pessoa que viajará comigo quer comprar couro por lá.

Planejamento de Viagem – Passo 3 – ORÇAMENTO PREVISTO x REALIZADO

Na volta da viagem incluo os gastos realizados na(s) coluna(s) específica(s) da aba Roterio1 e essa(s) coluna(s) alimenta(m) a aba indicadores que me dá o previsto x realizado. É olhando para essa aba que afirmo que dificilmente saio do planejado. Abaixo a aba indicadores da viagem para Buenos Aires porém sem o realizado.

Detalhe da Aba Indicadores
Detalhe da Aba Indicadores

Além disso minha aba Roteiro1 me ajuda a ajustar valores devidos caso algum viajante tenha gastado mais do que outro. O que se torna comum viajando em grupo onde um paga uma coisa, outro outra e por aí via.

Acho que o segredo de acertar o planejado x realizado é a utilização de médias coerentes. Fazendo os pagamentos e/ou reservas dos maiores custos com antecedência facilita-se o controle dos poucos itens que ficarão em aberto. Com os números em mãos antes da viagem também é possível verificar o que já foi pago e separar tudo o que ainda está pendente de pagamento para ter uma ideia de quando se levar de dinheiro, seja em papel moeda, cartão travel money ou para verificar o limite do cartão de crédit

Para facilitar o input dos dados na volta, costumo anotar as despesas no meu celular, faço dia a dia de viagem porque acho mais fácil de lembrar, normalmente faço no final do dia, enquanto estou no restaurante bebendo algo e esperando o jantar. Tenho pratica, faço rápido, prefiro assim porque minha memória não é das melhores. Sei que existem pessoas que não gostam de se preocupar com isso durante a viagem, eu sinceramente acho que não muda nada, ignorar os gastos só ajuda a gastar mais.

Bom, termino por aqui, espero que você tenha gostado do meu método. Sei que parece trabalhoso mas com o tempo, e se você já tiver experiência em viagens desempacotadas, fica muito prático. Ah. se você quiser receber a planilha deixa um comentário aqui neste post que enviarei a mesma pra vc por email com algumas instruções.

Abraços e bom planejamento!

592 comentários em “Como Planejo minhas Viagens”

  1. Ola Michele! Obrigado pelo blog!
    Vamos a Europa em outubro, com destino a Italia, Berlim e Londres. Vou adorar ler suas dicas!
    Pode por favor me enviar a planilha?
    Tks!!
    Abraço

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    1. Olá Taty, planilha enviada.
      Espero que seja util para sua viagem em outubro. Vc está com um timing bom para efetuar o planejamento.
      Aqui no blog tem muita coisa da Itália e muito pouco de Londres e Berlim. Clique nas cidades para ver os posts!
      No entanto, como já morei em Londres por alguns meses e depois visitei em inumeras ocasiões, se precisar de algo estou a disposição. Sobre Berlim tem um post revisado sobre as vezes em que fui, gosto tanto da cidade que provavelmente será o proximo lugar para o qual essa vida nomade me levará então, se precisar de algo mais que não encontrar aqui, também estou a disposição, pode me escrever aqui ou por email.
      Abraços!!

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  2. Oiiii….. Nossa Michele… Procurando na net um modelo de planilha de viagens e a sua apareceu…. PERFEITA! Completa e cheia de detalhes que eu nem tinha pensado! Parabéns….. Já deixei salvo sua pagina para ler tudinho……
    Se puder me enviar sua planilha seria o máximo! rsrsrsrsrsrsr….

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    1. Olá Danielle, que legal que me encontrou, fico feliz que tenhas gostado da planilha, hoje em dia tudo é app e eu me sinto totalmente “old school”… risos.
      Planilha enviada, se tiver alguma duvida ou sugestão pode me escrever.
      Abraços!

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  3. Michele tudo bem ? simplesmente amei teu blog com diversas dicas de ouro. Eu meu marido e meu filho iremos viajar para o sul da Italia e leste europeu por 30 dias e precisamos planejar muito bem. Vc poderia me enviar tua planilia? com certeza iremos fazer excelente uso, mil bjs minha linda e parabens.

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    1. Olá Valeria, tudo bem?
      Fico muito feliz com seu feedback, muito obrigada! Planilha enviada!
      Realmente uma viagem de 30 dias, ao menos na minha visão, querer planejamento em função da longa duração. No passado já deixei em aberto os ultimos dias de viagens longas e me arrependendo até hoje. Como o andar da viagem fui cansando de pesquisar algumas coisas e com esse cansaço perdi um passeio que doeu… risos. Me coonsolo porque sei que viajar por conta tem dessas coisas e será um motivo para voltar, mas que na hora foi frustante isso foi.
      Sul da Itália e leste europeu são excelentes destinos. Tem bastante coisa aqui no blog, mas se precisar de alguma informação adicional estou à disposição 😉
      Grande abraço e obrigada pela visita ao blog,

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  4. Oii, ameei sua planilha e a forma que vc explicou ela todinha! Estou planejando uma viagem para 3 destinos diferentes nos EUA, começando em Chicago, depois Los Angeles e por fim Las Vegas.. Se tiver alguma dica desses lugares vou adorar recebê-las.
    Gostaria de receber sua planilha, é possível? Obrigada!!

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    1. Oi Camila, tudo bem?
      Planilha enviada, espero que seja util!
      Que coincidencia pois ainda ontem estava aqui vendo as fotos de minha road trip pela California. Na ocasião, em aprox. 3 semanas, visitei vários lugares e fiz a Road 1 de carro. Fui de San Francisco até San Diego passando por Santa Cruz, Monterrey, Carmel, Big Sur, Ananhein (Disney e Universal), Los Angeles, Las Vegas, ufa!
      Foi muito legal! Na ocasião voltei por Chicago mas não a visitei, só fui conhecer depois e, apesar de ter ficado somente um dia, vi muita coisa.
      Vc já comprou as passagens aéreas? Quantos dias terás? Se quiser me passar detalhes e duvidas específicas através do email que te enviei pode escrever.
      Grande abraço e um ótimp planejamento pra vc!

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  5. Olá! Estou acompanhando tudo no seu blog. Estou planejando minha primeira viagem para a Alemanha! Gostaria, se possível, de receber a sua planilha para ter uma base melhor dos gastos da viagem. Um grande abraço!!!

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    1. Olá Carlos, tudo bem?
      Fico feliz que estejas acompanhando o blog. Nesse momento estou justamente trabalhando em posts da Alemanha, sobre Frankfurt e Postdam, um bate e volta fácil de ser realizado a partir de Berlim #coincidencia. Não sei para onde estas indo exatamente mas aqui no blog tem bastante conteúdo sobre a Alemanha, se juntar todas as minhas viagens acho que já passei mais de 1,5 mês por lá, tem Berlin, Munique, Colonia, etc. Inclusive estamos avaliando a Alemanha como nosso proximo país de moradia então, se precisar de algo que não encontrar no blog, pode me escrever, se puder, ajudarei com o maior prazer (se puder é claro).
      Para te ajudar com o planejamento saiba que na Alemanha se come bem e relativamente barato. Nos posts sobre Munique e Berlin deixei algumas ideias de preços. Se estiver indo sozinho existem bons hostels, se vc gostar é claro. O transporte publico nas grandes cidades não é dos mais baratos, mas os passes acabam valendo a pena, principalmente pela facilidade de deslocamento (cobrem grande áreas das cidades, suburbios e podem ser extendidos a aeroportos). Se não for alugar carro recomendo avaliar os passes regionais de trem para realizar day-trips (caso esteja pensando em faze-los é claro) e também ficar de olho no site da Bahn para passagens com antecedencia e bons preços.
      Bom, planilha enviada, espero que seja util.
      Abraços!

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  6. Boa noite, MIchele! Cheguei ao seu blog agora e estou gostando muito.
    Você poderia fazer a gentileza de me enviar a sua planilha?
    Muito obrigada

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    1. Oi Deize, tudo bem? Que bom receber vc por aqui e que bom que gostaste da planilha. Acabei de enviá-la ao seu email.
      Espero que seja util para seu planejamento e, se precisares de algo mais, estou por aqui.
      Abraços e boa folia!

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  7. Olá boa tarde, gostei muito do seu blog. Gostaria de conhecer melhor a sua planilha e parabéns pela iniciativa.

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  8. Olá! Planilha e planejamentos fantásticos! vou tentar reproduzir na minha minha viagem em junho para Europa! Pode me enviar por favor? obrigada!!

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    1. Ola Laryssa, tudo bem? Obrigada pelo “fantasticos”, muito grata mesmo! Adorei!
      Planilha enviada! Uma otima trip europeia para vc, tenho várias dicas de Europa aqui no blog se precisar de algo sinta-se a vontade para entrar em contato.
      Abraços!

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  9. Bom dia!

    Achei muito útil esse post, estou pensando em ir para Buenos Aires em julho no meu aniversário… Será que você poderia me enviar a planilha?

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    1. Olá Tatyane, que bom que achaste util! E que coincidencia, além do modelo da planilha ser Buenos Aires eu também faço aniversário em julho 🙂
      Planilha enviada, se precisares de alguma informação adicional pode me contactar.
      Abraços!

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  10. Oi Michele! Achei muito detalhado teu planejamento e gostei muito!
    Se puder me enviar já agradeço!
    E ótimas viagens pra ti!

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  11. Oii, tudo bem??
    Muito bacana seu trabalho, será de grande ajuda aqui em casa! Poderia me enviar a planilha?
    Obrigadoooo!

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