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Como Planejo minhas Viagens

Mais uma vez me inspiro em um comentário que fiz outro dia no VnV para escrever sobre algo que tem tudo a ver com o blog: como planejar viagens. A pergunta do VnV era sobre quais são seus rituais antes de viajar; no meu caso não é bem um ritual mas um método que criei de planejamento e que facilita minha vida. Não viajo sem utilizá-lo por menor que seja a viagem. Como acho que funciona e que é bastante prático quero dividir minha forma de planejar/orçar viagens aqui.

O INÍCIO (Orçamento)

Tudo começa com uma planilha excel. É quando ela é criada que a viagem começa a se materializar. Tenho um modelo/método que foi evoluindo com o tempo e é sobre ele que irei escrever. Também irei anexar algumas imagens para tornar a coisa mais palpável.

Sou fã do excel, acho que ele é versátil e que ajuda com os números de uma forma que o word ou papel não o fazem. Nessa planilha tenho abas pré-definidas e caso necessário, crio abas adicionais. A aba mais importante é a Roteiro1. É por ela que tudo começa. Nela tenho linhas com o dia do mês e da semana (importante para visualizar finais de semana, as vezes os evito ou prefiro, depende da situação) e a cidade onde deverei estar. Para cada dia tenho 4 categorias de tipos de despesa que são: transporte, hospedagem, alimentação (gastos com restaurantes e lanches) e entretenimento. O objetivo final da etapa de orçamento é estimar o custo para cada uma dessas despesas para todos os dias da viagem.

Segue um exemplo simples desta aba. No exemplo, minha próxima viagem, 5 dias em Buenos Aires ainda nessa semana:

Aba Roteiro (etapa de orçamento)
Aba Roteiro (etapa de orçamento)

Começo orçando transportes, como a cotação das passagens aéreas internacionais ou mesmo nacionais e mesmo passagens de trem pois na Europe central é comum o uso do trem para desclocamentos entre países. Eu costumo ter uma regra de bolo (se a viagem dura até 7 horas encaro o trem ou mesmo o ônibus), se for mais do que isso prefiro o avião.

Para passagens aéreas meu grande companheiro aqui é o Skyscanner, utilizo ele há muito tempo e gosto bastante. A possibilidade de pesquisar várias companhias, seja em datas específicas seja por mês cheios, facilita muito. Além disso também existe a possibilidade de você escolher a origem  deixar o destino como “qualquer” e ele vai listando as passagens disponíveis por país ordenadas por preço. Adoro! Me ajudou muito a definir determinadas viagens.

Para os trens acesso a Rail Europe, as cias locais ferroviários e a Trainline. Para ônibus gosto da FlixBus. A Rail Europe é boa para ter a visão de todas as cias que operam o trecho, eles tem um bom site em português e oferecem um serviço de pós-venda adequado. Já com as cias ferroviárias temos que ter bastante cuidado ao comprar pois muito tickets (com os melhores preços) não são reembolsáveis e o pos venda não é nada bom. Em termos de preço é difícil a Rail Europe bater as cias ferroviários porque eles cobram taxas pelos serviços prestados porém em termos de atendimento também não existe comparação. A Trainline serve o UK, já usei o serviço e recomendo. Aqui no blog no menu “Tudo para planejar sua viagem” existe um submenu onde incluo os posts com dicas de como comprar passagens com determinadas cias ferroviárias. Tem bastante coisa, não deixe de conferir.

O próximo passo do orçamento são os trechos internos, seja de avião (também utilizo o Skyscanner), trem (cias locais, Rail Europe e Trainline), onibus, barco, carro alugado ou próprio, vale de tudo. Logo em seguida orço os traslados (que podem utilizar um serviço de shuttle, transporte público ou mesmo taxi), por fim incluo a previsão de gastos transporte público,  estacionamentos, pedágios e combustíveis (quando houverem). É claro que não coto tudo para cada viagem, cada uma tem o seu perfil, mas faço mais ou menos nessa ordem de importância.

Na figura abaixo um detalhamento da linha transporte, dia-a-dia

Detalhe do tipo de despesa transporte durante orçamento
Detalhe do tipo de despesa transporte durante orçamento

Depois de orçado o transporte, incluo um custo médio por dia para hospedagem fazendo cotações, para o período desejado, em sites como Booking, AgodaAccor, AirBnB. O objetivo aqui é saber quanto custa em média para o período que desejo um hotel de uma certa categoria em determinada localidade.

Por fim utilizo médias de gastos diários com entretenimento, estimando por alto os passeios que pretendo fazer ao longo dos dias, e com alimentação, baseado em informações coletadas em sites como TripAdvisor, blogs de viagem e Tiqtes. Caso exista algum entretenimento ou restaurante que destoe da média, como um passeio de balão pela Capadócia ou um restaurante estrelado incluo esse item direto no orçamento.

Fazendo dessa forma minha planilha vai ganhando vida e durante o orçamento consigo identificar se alterações no roteiro podem oferecer economia de tempo e/ou dinheiro, se a quantidade de dias escolhidos para cada local será suficiente para os passeios que priorizei (para fazer tudo nunca dá hehe). Não é raro fazer cópias dessa aba conforme a pesquisa avança e assim vou criando novas versões e mantendo as antigas para consulta.

Normalmente faço o orçamento para duas pessoas pois viajo muito com meu namorado ou amigos, isso explica as colunas V1 e V2, viajante 1 e 2 respectivamente. As duas primeiras colunas contém o valor previsto, já as duas últimas o realizado. Costumo incluir  ou remover colunas de acordo com a quantidade de viajantes e de moedas.

Tenho viagens orçadas e não realizadas porque o custo ficou fora do que estava disposta a gastar naquele momento. Isso normalmente acontece quando o período é de altíssima temporada e o planejamento não é feito com antecedência (de 6 a 4 meses) ou com lugares que não se enquadram no orçamento que tenho disponível naquele momento. Nesse caso deixo a planilha para uso em um momento futuro e parto para um novo destino e uma nova planilha…risos.

Ah, tenho uma linha única chamada outros onde incluo específico da viagem como vistos, e seguros.

A EXECUÇÃO DO PROJETO (As Compras, Reservas e demais planejamentos)

Se o orçamento é aprovado parto para a a execução do projeto, isto é, vou as compras propriamente ditas sempre com o objetivo de não extrapolar o orçado. Primeiro compro passagens aéreas internacionais e trechos internos. Depois reservo os hotéis e na sequência alugo o carro e/ou reservo traslados. Todos os itens acima faço com antecedência com a meta de encontrar ofertas e de não perder tempo ao chegar no destino.

Depois vem a etapa de ajuste fino que é o planejamento do entretenimento mais detalhadamente. Aqui entra o planejamento dos lugares que irei visitar e passeios que irei realizar. Verifico os dias de fechamento, os melhores dias para visitar  determinada atrações, se existe alguma gratuidade, etc. Nessa etapa avalio a compra de passes tanto de atrações turísticas quanto de transporte público. As vezes o passe é de 3 dias e ficarei 5 no lugar, assim planejo visitar os sites contemplados com o passe de uma forma consecutiva de forma a otimizá-lo. Sempre que possível compro os ingressos/passes para as atrações que sei que irei visitar com com antecedência e um dos melhores benefícios disto é a economia de tempo porque se você não planeja e deixa para a hora pode ser que tenha que enfrentar filas quilométricas dependendo da atração e da temporada.

Deixo por último os restaurantes, cafés, etc. Nesse caso crio um aba ou documento à parte com sugestões por bairro ou, se a viagem for pequena, registro na linha entretenimento sugestões de passeios+comidinhas, como foi o caso dessa viagem para Buenos Aires. Verifico também se algum restaurante que quero muito ir exige reservas e qual o dia de fechamento. Aqui, mais uma vez, costumo reservar. Não é uma prática muito comum no Brasil, porém na Europa e mesmo em Buenos Aires é extremamente recomendado.

Não costumo gastar muito em restaurantes mas também não faço tanta economia. Sempre pincelo dicas de restaurantes com bom custo benefício frequentados pelos locais. Não vivo o tempo todo em restaurantes estrelados onde vivo e tampouco faço isso quando viajo. Além disso, em função dos dias serem curtos para tanta coisa que se quer fazer, normalmente uma das refeições costuma ser uma refeição mais rápida e portanto mais econômica. Ah, dou preferência a hotéis sem café da manhã porque gosto de tomar café como as pessoas do lugar tomam. Então esse item também entra na média de gastos com alimentação.

Todos esses detalhes vão sendo informados na planilha ao longo do ajuste fino do planejamento, com o tempo a descrição de cada tipo de despesa conta com detalhes ao invés de médias assim como horários e endereços úteis. No final a planilha tem todas as informações que preciso além dos custos previstos.

Aba Roteiro(depois do planejamento finalizado)
Aba Roteiro1 (depois do planejamento finalizado)

Por fim, copio para meu smartphone e também imprimo, assim tenho tudo a mão caso seja necessário durante a viagem.

ABAS ADICIONAIS

Abas adicionais como TO Dos e Obs, Mala, Compras e Fontes me ajudam a planejar. Em TO DO’s vou listanto as pendências da viagem, em Mala incluo itens que devo levar e que são meio fora do trivial, já a aba fontes me ajuda a lembrar das páginas consultadas e depois me auxilia com os posts para o blog. Seria simplesmente impossível lembrar de tudo que consultei!

Aba TO DOs e Observações
Aba TO DOs e Observações
Aba Fontes
Aba Fontes

AS COMPRAS

Tenho uma aba compras porém na minha opinião é um capítulo à parte da viagem. Não dá para dizer que é um custo da viagem porque na maioria das vezes são coisas que compraria de qualquer forma. O que faço é aproveitar lugares onde essas coisas são mais em conta e/ou mais diversificadas e uno o útil ao agradável.

Pesquiso sobre compras no lugar, geralmente o último item mas não o menos importante :), e não deixo passar boas oportunidades. Incluo as informações sobre compras dentro dos próprios passeios planejados caso considere imperdível não ir até determinado lugar.

Impossível ir a França e não comprar cosméticos, mesmo quando comprado com a Itália é conveniente. Já em Bariloche, Berlim e Livigno (área duty-free na Itália)  fiz ótimas compras de artigos para esqui. Em Buenos Aires não será diferente, já fiz uma listinha e planejei a ida até algumas lojas que vendem couro porque uma pessoa que viajará comigo quer comprar couro por lá.

NA VOLTA

Na volta incluo os gastos realizados na(s) coluna(s) específica(s) da aba Roterio1 e essa(s) coluna(s) alimenta(m) a aba indicadores que me dá o previstos x realizado. É olhando para essa aba que afirmo que dificilmente saio do planejado.

Abaixo a aba indicadores da viagem para Buenos Aires porém sem o realizado.

Detalhe da Aba Indicadores
Detalhe da Aba Indicadores

Além disso minha aba Roteiro1 me ajuda a ajustar valores devidos caso algum viajante tenha gastado mais do que outro. O que se torna comum viajando em grupo onde um paga uma coisa, outro outra e por aí via.

Acho que o segredo de acertar o planejado x realizado é a utilização de médias coerentes. Fazendo os pagamentos e/ou reservas dos maiores custos com antecedência se facilita o controle dos itens que acabam ficando em aberto. Com os números em mãos antes da viagem também é possível verificar o que já foi pago e separar tudo o que ainda está pendente de pagamento para ter uma ideia de quando se levar de dinheiro.

Bom, termino por aqui, nos próximos posts quero escrever sobre o planejamento desta viagem específica também contar como foi a mesma. ¡Hasta luego!

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563 comentários em “Como Planejo minhas Viagens”

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