Como Planejo minhas Viagens

Mais uma vez me inspiro em um comentário que fiz outro dia no VnV para escrever sobre algo que tem tudo a ver com o blog: como planejar viagens. A pergunta do VnV era sobre quais são seus rituais antes de viajar; no meu caso não é bem um ritual mas um método que criei de planejamento e que facilita minha vida. Não viajo sem utilizá-lo por menor que seja a viagem. Como acho que funciona e que é bastante prático quero dividir minha forma de planejar/orçar viagens aqui.

O INÍCIO (Orçamento)

Tudo começa com uma planilha excel. É quando ela é criada que a viagem começa a se materializar. Tenho um modelo/método que foi evoluindo com o tempo e é sobre ele que irei escrever. Também irei anexar algumas imagens para tornar a coisa mais palpável.

Sou fã do excel, acho que ele é versátil e que ajuda com os números de uma forma que o word ou papel não o fazem. Nessa planilha tenho abas pré-definidas e caso necessário, crio abas adicionais. A aba mais importante é a Roteiro1. É por ela que tudo começa. Nela tenho linhas com o dia do mês e da semana (importante para visualizar finais de semana, as vezes os evito ou prefiro, depende da situação) e a cidade onde deverei estar. Para cada dia tenho 4 categorias de tipos de despesa que são: transporte, hospedagem, alimentação (gastos com restaurantes e lanches) e entretenimento. O objetivo final da etapa de orçamento é estimar o custo para cada uma dessas despesas para todos os dias da viagem.

Segue um exemplo simples desta aba. No exemplo, minha próxima viagem, 5 dias em Buenos Aires ainda nessa semana:

Aba Roteiro (etapa de orçamento)

Aba Roteiro (etapa de orçamento)

Começo orçando transportes, como a cotação das passagens aéreas internacionais ou mesmo nacionais. Meu grande companheiro aqui é o Skyscanner, utilizo ele a muito tempo e gosto bastante. A possibilidade de pesquisar várias companhias, seja em datas específicas seja por mês cheios, facilita muito. Além disso também existe a possibilidade de você escolher a origem  deixar o destino como “qualquer” e ele vai listando as passagens disponíveis por país ordenadas por preço. Adoro! Me ajudou muito a definir determinadas viagens. Na Europa onde existem muitas cia aéreas e destinos funciona muito bem.

O próximo passo do orçamento são os trechos internos, seja de avião (também utilizo o Skyscanner), trem, barco, carro alugado ou próprio. Logo em seguida orço os traslados (que podem utilizar um serviço de shuttle, transporte público ou mesmo taxi), por fim incluo a previsão de gastos transporte público,  estacionamentos, pedágios e combustíveis (quando houverem). É claro que não coto tudo para cada viagem, cada uma tem o seu perfil, mas faço mais ou menos nessa ordem de importância.

Na figura abaixo um detalhamento da linha transporte, dia-a-dia

Detalhe do tipo de despesa transporte durante orçamento

Detalhe do tipo de despesa transporte durante orçamento

Orçado o transporte incluo um custo médio por dia para hospedagem fazendo cotações, para o período desejado, em sites como Booking, AgodaAccor, AirBnB. O objetivo aqui é saber quanto custa em média para o período que desejo um hotel de uma certa categoria em determinada localidade.

Por fim utilizo médias de gastos diários com entretenimento, estimando por alto os passeios que pretendo fazer ao longo dos dias, e com alimentação, baseado em informações coletadas em sites como TripAdvisor e blogs de viagem. Caso exista algum entretenimento ou restaurante que destoe da média, como um passeio de balão pela Capadócia ou um restaurante estrelado incluo esse item direto no orçamento.

Fazendo dessa forma minha planilha vai ganhando vida e durante o orçamento consigo identificar se alterações no roteiro podem oferecer economia de tempo e/ou dinheiro, se a quantidade de dias escolhidos para cada local será suficiente para os passeios que priorizei (para fazer tudo nunca dá hehe). Não é raro fazer cópias dessa aba conforme a pesquisa avança e assim vou criando novas versões e mantendo as antigas para consulta.

Normalmente faço o orçamento para duas pessoas pois viajo muito com meu namorado ou amigos, isso explica as colunas V1 e V2, viajante 1 e 2 respectivamente. As duas primeiras colunas contém o valor previsto, já as duas últimas o realizado. Costumo incluir  ou remover colunas de acordo com a quantidade de viajantes e de moedas.

Tenho viagens orçadas e não realizadas porque o custo ficou fora do que estava disposta a gastar naquele momento. Isso normalmente acontece quando o período é de altíssima temporada e o planejamento não é feito com antecedência (de 6 a 4 meses) ou com lugares que não se enquadram no orçamento que tenho disponível naquele momento. Nesse caso deixo a planilha para uso em um momento futuro e parto para um novo destino e uma nova planilha…risos.

Ah, tenho uma linha única chamada outros onde incluo específico da viagem como vistos, e seguros.

A EXECUÇÃO DO PROJETO (As Compras, Reservas e demais planejamentos)

Se o orçamento é aprovado parto para a a execução do projeto, isto é, vou as compras propriamente ditas sempre com o objetivo de não extrapolar o orçado. Primeiro compro passagens aéreas internacionais e trechos internos. Depois reservo os hotéis e na sequência alugo o carro e/ou reservo traslados. Todos os itens acima faço com antecedência com a meta de encontrar ofertas e de não perder tempo ao chegar no destino.

Depois vem a etapa de ajuste fino que é o planejamento do entretenimento mais detalhadamente. Aqui entra o planejamento dos lugares que irei visitar e passeios que irei realizar. Verifico os dias de fechamento, os melhores dias para visitar  determinada atrações, se existe alguma gratuidade, etc. Nessa etapa avalio a compra de passes tanto de atrações turísticas quanto de transporte público. As vezes o passe é de 3 dias e ficarei 5 no lugar, assim planejo visitar os sites contemplados com o passe de uma forma consecutiva de forma a otimizá-lo. Sempre que possível compro os ingressos/passes para as atrações que sei que irei visitar com com antecedência e um dos melhores benefícios disto é a economia de tempo porque se você não planeja e deixa para a hora pode ser que tenha que enfrentar filas quilométricas dependendo da atração e da temporada.

Deixo por último os restaurantes, cafés, etc. Nesse caso crio um aba ou documento à parte com sugestões por bairro ou, se a viagem for pequena, registro na linha entretenimento sugestões de passeios+comidinhas, como foi o caso dessa viagem para Buenos Aires. Verifico também se algum restaurante que quero muito ir exige reservas e qual o dia de fechamento. Aqui, mais uma vez, costumo reservar. Não é uma prática muito comum no Brasil, porém na Europa e mesmo em Buenos Aires é extremamente recomendado.

Não costumo gastar muito em restaurantes mas também não faço tanta economia. Sempre pincelo dicas de restaurantes com bom custo benefício frequentados pelos locais. Não vivo o tempo todo em restaurantes estrelados onde vivo e tampouco faço isso quando viajo. Além disso, em função dos dias serem curtos para tanta coisa que se quer fazer, normalmente uma das refeições costuma ser uma refeição mais rápida e portanto mais econômica. Ah, dou preferência a hotéis sem café da manhã porque gosto de tomar café como as pessoas do lugar tomam. Então esse item também entra na média de gastos com alimentação.

Todos esses detalhes vão sendo informados na planilha ao longo do ajuste fino do planejamento, com o tempo a descrição de cada tipo de despesa conta com detalhes ao invés de médias assim como horários e endereços úteis. No final a planilha tem todas as informações que preciso além dos custos previstos.

Aba Roteiro(depois do planejamento finalizado)

Aba Roteiro1 (depois do planejamento finalizado)

Por fim, copio para meu smartphone e também imprimo, assim tenho tudo a mão caso seja necessário durante a viagem.

ABAS ADICIONAIS

Abas adicionais como TO Dos e Obs, Mala, Compras e Fontes me ajudam a planejar. Em TO DO’s vou listanto as pendências da viagem, em Mala incluo itens que devo levar e que são meio fora do trivial, já a aba fontes me ajuda a lembrar das páginas consultadas e depois me auxilia com os posts para o blog. Seria simplesmente impossível lembrar de tudo que consultei!

Aba TO DOs e Observações

Aba TO DOs e Observações

Aba Fontes

Aba Fontes

AS COMPRAS

Tenho uma aba compras porém na minha opinião é um capítulo à parte da viagem. Não dá para dizer que é um custo da viagem porque na maioria das vezes são coisas que compraria de qualquer forma. O que faço é aproveitar lugares onde essas coisas são mais em conta e/ou mais diversificadas e uno o útil ao agradável.

Pesquiso sobre compras no lugar, geralmente o último item mas não o menos importante :), e não deixo passar boas oportunidades. Incluo as informações sobre compras dentro dos próprios passeios planejados caso considere imperdível não ir até determinado lugar.

Impossível ir a França e não comprar cosméticos, mesmo quando comprado com a Itália é conveniente. Já em Bariloche, Berlim e Livigno (área duty-free na Itália)  fiz ótimas compras de artigos para esqui. Em Buenos Aires não será diferente, já fiz uma listinha e planejei a ida até algumas lojas que vendem couro porque uma pessoa que viajará comigo quer comprar couro por lá.

NA VOLTA

Na volta incluo os gastos realizados na(s) coluna(s) específica(s) da aba Roterio1 e essa(s) coluna(s) alimenta(m) a aba indicadores que me dá o previstos x realizado. É olhando para essa aba que afirmo que dificilmente saio do planejado.

Abaixo a aba indicadores da viagem para Buenos Aires porém sem o realizado.

Detalhe da Aba Indicadores

Detalhe da Aba Indicadores

Além disso minha aba Roteiro1 me ajuda a ajustar valores devidos caso algum viajante tenha gastado mais do que outro. O que se torna comum viajando em grupo onde um paga uma coisa, outro outra e por aí via.

Acho que o segredo de acertar o planejado x realizado é a utilização de médias coerentes. Fazendo os pagamentos e/ou reservas dos maiores custos com antecedência se facilita o controle dos itens que acabam ficando em aberto. Com os números em mãos antes da viagem também é possível verificar o que já foi pago e separar tudo o que ainda está pendente de pagamento para ter uma ideia de quando se levar de dinheiro.

Bom, termino por aqui, nos próximos posts quero escrever sobre o planejamento desta viagem específica também contar como foi a mesma. ¡Hasta luego!

Leia mais:

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505 comentários sobre “Como Planejo minhas Viagens

  1. Edgar Soares disse:

    Olá Michele,
    Meu nome é Edgar, sua planilha é muito interessante e pode me ajudar em uma viagem que pretendo fazer, caso possa disponibilizá-la, por e-mail, ficarei imensamente agradecido.

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  2. Vitória Liocadio disse:

    Oi, adorei seu jeito de organizar a viagem! Estou planejando minha primeira viagem solo. Pode me mandar sua planilha? Me ajudaria tantoo. Agradeço desde já!

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  3. planejandoaviagem disse:

    Olá Bárbara, tudo bem?
    Muito obrigada pelas suas palavras carinhosas. Mesmo que você não faça a viagem por conta própria, sempre tem os horários livres não é mesmo?

    Para Roma, Florença e arredores e Veneza eu considero o mínimo de 4 noites em Roma, 3 em Florença (1 para Florença, outro para Pisa/Luca outro para cidades de charme como Siena/San Gimignano) e 3 em Veneza. Não considero Milão um must-see para uma primeira vez, porém se fores passar pela cidade 2 dias estão de bom tamanho. É claro que isso depende da disponibilidade, vontade e orçamento de cada um. Se puderes ficar mais dias e incluir outros destinos, ou mesmo extender o período em cada local, seria uma forma de maximizar o que pagarás pela passagem aérea. Uma semana acho bem cansativo, você mal chega, começa a se acostumar com o fuso, e já tens que voltar. Eu recomendaria como tempo ideal de 2 a 3 semanas (ja contando com os dias de ida e volta).

    Para começares a planejar precisas ver o voo de saída do Brasil, seria interessantes para você, chegar por Roma e sair por Milão (ou vice-versa) assim não precisar fazer o trajeto de volta. Depois disso defina a ordem da viagem, quanto tempo em cada local e, começe a pesquisar os hoteis. Para voce seria Roma-Florença e arredores-Veneza-Milão ou vice-versa. Depois disso terás que ver como se deslocar entre as cidades, no seu caso recomendo fazer tudo com o trem, na Itália é bem fácil se deslocar em trem. Podes usar a TrenItalia e a Italo. A exceção aqui seria San Gimignano/Siena, onde pode ser legal contratar um passeio e aproveitar e conhecer uma vinícola na Toscana.
    Falando em deslocamento, terás que pesquisar opções de traslado nos aeroportos, aqui no blog tem informação de como fazer isso em Roma e Milão.
    Por último terás que ver os passeios que irás fazer em cada lugar, aqui podes fazer por conta ou mesmo contratar de alguém. Eu sei que essa parte é dificil mas terás que priorizar 🙂
    Não se esqueça de verificar o passaporte e também de contratar um seguro de viagem com a cobertura correta. Por fim terás que pensar em quanto de dinheiro irás levar e se em cash/cartão/etc.
    Aqui no blog tem um post detalhado de como planejo minhas viagens, ele é um descritivo mais elaborado de tudo que listei acima, se quiseres ler acesse aqui.

    Em relação à CVC, novamente que é uma questão pessoal. Eu não gosto de fazer os passeios em grupo, são raras as situações em que faço (mas acontecem). Além disso se for para comprar com eles o voo e o hotel acabo preferindo fazer por conta porque uso milhas e não costumo ficar em hoteis de padrão mais alto. É dificil achar com eles um Bed and Breakfest ou mesmo um hotel estilo low-cost. Eles são competitivos em determinados estilos de hotel devido ao volume de hospedes que possuem. De qq forma você sempre pode contratar hoteis com eles à parte se desejares. Outra questão è o pagamento, como eles congelas o cambio e podes parcelar, fazendo por conta é diferente.

    Bom, espero ter ajudado, desculpe a demora em responder, estava viajando 🙂
    Se precisares de algo mais estou a disposição.
    Abraços e bom planejamento!

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    • Bárbara Lopes disse:

      Muito obrigada pela atenção Michele! Vou tentar planejar conforme as suas dicas que serão bastante úteis. Continuo acompanhando o blog e qualquer coisa te pergunto de novo. Beijossss

      Curtido por 1 pessoa

  4. Patricia disse:

    Oi, Michele!

    Cheguei no seu blog buscando informações de planejamento de viagem e já estou curtindo muito as suas dicas.
    Poderia me enviar a planilha?
    Final de outubro viajo para Europa e estou enrolada com tantos detalhes para me organizar.
    Achei sua planilha mais objetiva e completa.
    Parabéns!
    Desde já, muito obrigada,

    Patrícia

    Curtido por 1 pessoa

    • Maria Lucielma da Cunha disse:

      Olá Michele,
      Estou encantada com o seu blog. Era tudo o que eu procurava.
      Parabéns pelo seu trabalho!!
      Vc poderia, por gentileza, me enviar a planilha da viagem a Buenos Aires?
      Muito obrigada

      Curtido por 1 pessoa

  5. THIAGO EVELYN PEREIRA LOUREIRO disse:

    Olá MIchele, tudo bem?

    Adoraria se você pudesse disponibilizar sua planilha, da viagem a Buenos Aires
    Desde já parabéns.

    Abraços!

    Thiago
    Santa Catarina

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  6. Adriana Rocha disse:

    Olá,
    primeiro gostaria de parabenizar-te pelo texto bem explicado, pela organização e pela planilha muito bem elaborada e prática. Das muitas que vi pela internet a sua é, sem dúvida a mais completa. Imagino o trabalho que tivestes para montar, mas se não for pedir muito, gostaria de usá-la em minhas próximas viagens (com certeza será companheira de longas datas)

    agradeço desde já
    Adriana

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    • planejandoaviagem disse:

      Olá Adriana,
      muito obrigada por palavras tão gentis. Fico sem jeito mas também super feliz de poder compartilhá-la com você.
      Planilha enviada! Espero que seja sua companheira assim como é minha.
      Abraços!

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  7. LEONARDO VIANA PEDRINI disse:

    Ola,

    Gostei muito da sua planilha, teria como me enviar ? Planejo uma viagem de Vitória a Maceió de carro.

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  8. Douglas Cardoso disse:

    Olá Michele, vou programar uma viajem para Gramado – RS, e gostaria muito de partir da sua planilha como exemplo. Poderia me enviar?

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    • planejandoaviagem disse:

      Olá Douglas, tudo bem?
      Coincidência, tens o mesmo nome do meu irmão 🙂
      Fico feliz que tenhas gostato da planilha. Acabei de enviá-la!
      Tem algum conteúdo sobre Gramado aqui no blog mas é pouco perto das inúmeras vezes que fui. Caso precise de alguma informação adicional e quiser me escrever ficarei feliz em contribuir.
      Abraços e bom planejamento!

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  9. Rene Hadad disse:

    Oi Michele,

    Sua planilha é muito interessante e me ajudaria bastante em minha próxima viagem. Podes me enviar? Obrigado e parabéns pelo blog!

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  10. Adriano Vargas disse:

    Olá Michele,
    Você poderia me enviar a planilha, pois estou com viagem marcada para Buenos Aires e acho que ela será muito útil.

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  11. Luciano Vieira disse:

    Olá MIchele pesquisei muito e gostei da sua planilha gostaria de receber ela.
    Desde já parabéns.

    Abss

    Luciano
    Rio das Ostras RJ

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  12. Cristiane Ferreira disse:

    Oi Michele.
    Estou estagiando num escritório e uma das tarefas é organizar uma viagem de negócios internacional de 3 semanas. A sua planilha me parece um bom ponto de partida. Será possivel o seu envio.
    Cristiane

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    • planejandoaviagem disse:

      Olá Cristiane, que desafio legal o seu. Apesar no foco do blog ser mais voltado para viagens de lazer do que de trabalho espero que a planilha e o blog possam contribuir. Planilha enviada. Abraços!

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