Como Planejo minhas Viagens

Querendo viajar e não sabe por onde começar? Adiando, adiando e adiando novamente uma viagem? Sonhando com viagem nas não realizando nenhuma? Então está na hora de tomar as rédes, planejar e viajar e esse post vai te ajudar a fazer isso. Vem comigo!

Mais uma vez me inspiro em um comentário que fiz outro dia em um artigo do VnV para escrever sobre algo que tem tudo a ver com o blog: como eu planejo minha viagens por conta própria e como você também pode planejar a sua viagem seguindo meu método e usando minhas dicas e planilha.

A pergunta do VnV era sobre quais são seus rituais antes de viajar; no meu caso não é bem um ritual mas um processo que criei para planejamento e tomada de decisão sobre uma viagem. Esse processo conta com uma sequêcia de passos apiados no uso de uma planiha. No final todo o planejando, conforme ele vai sendo executudo, já fica registrado e, caso a viagem,não seja realizado o histórico fica mantido para uma próxima oportunidade.

Não viajo sem planejar e muito menos sem usar a planilha, ela é a peça fundamental nas minhas viagens, Como acredito muito tanto meu métodp de planejamento quanto no uso de planilhas para essa função (ainda não achei nenhum app em pleno 2022, data em que atualizo esse post), resolvi compartilhar aqui no blog minha forma de planejar viagens e ajudar assim a tantas pessoas a tirarem sua viagem do papel ou do mundo dos sonhos.

Ai vocês vão me perguntar: funciona somente para viagens por conta própria? E a resposta é não! Você pode incluir na planilha eventuais itens da viagem que você tenha comprado através de agências como pacotes, etc. Por mais que uma empresa/agente de viagens planeje a viagem para você sempre será útil ter a visão do seu itinerário completo e de todos os gastos que envolvem uma viagem.

Ah, se você gostar deste post e decidir colocar o meu método em prática não deixe de ler o post 85 Dicas para economizar no planejamento de sua viagem afinal, quem é que não quer economizar e poder viajar muito mais?

Meu Planejamento de Viagem – Passo 1 – ORÇAMENTO

Tudo começa com uma planilha excel. É quando ela é criada que a viagem começa a se materializar. Tenho um modelo/método que foi evoluindo com o tempo e é sobre ele que irei escrever. Também irei anexar algumas imagens para tornar a coisa mais palpável.

Sou fã do excel, acho que ele é versátil e que ajuda com os números de uma forma que o word, papel ou mesmo apps ainda não o fazem. Nessa planilha tenho abas pré-definidas e caso necessário, crio abas adicionais. A aba mais importante é a Roteiro1. É por ela que tudo começa. Nela tenho linhas com o dia do mês e da semana (importante para visualizar finais de semana, as vezes os evito ou prefiro, depende da situação) e a cidade onde deverei estar. Para cada dia tenho 4 categorias de tipos de despesa que são: transporte, hospedagem, alimentação (gastos com restaurantes e lanches) e entretenimento. O objetivo final da etapa de orçamento é estimar o custo para cada uma dessas despesas para todos os dias da viagem.

Segue um exemplo simples desta aba. No exemplo, minha próxima viagem, 5 dias em Buenos Aires ainda nessa semana:

Começo pela item transporte (trecho internacional ou maior descolacamento da viagem), com a cotação das passagens aéreas internacionais/nacionais ou mesmo passagens de trem (muito comum na Europa), ônibus ou carro (alugado ou próprio). Eu costumo ter uma regrinha para viagens de trem, se a viagem dura até 7 horas encaro o trem ou mesmo o ônibus, se for mais do que isso prefiro o avião.

Para passagens aéreas meu grande companheiro é o Skyscanner, utilizo ele há muito tempo e gosto bastante. A possibilidade de pesquisar várias companhias, seja em datas específicas seja por mês cheios, facilita muito. Também é possível escolher a origem e deixar o destino como “qualquer” e ele vai listando as passagens disponíveis por país ordenadas por preço. Adoro! Já me ajudou muito a viajar barato e também é bastante inspiracional. Um aliado recente tem sido a MaxMilhas. Quando não tenho milhas suficientes avalio comprar um dos trechos com eles. Também uso eles como um agregador, isto é, consigo ver para determinado destino quanto cada cia aerea aerea está cobrando em milhas. As vezes troco o destino ou origem para verificar se consigo sair de outro local com menos milhas (isso é ótimo na Europa onde as viagens internas com cia aereas low-costs são baratinhas).

Para bilhetes e passes de trem acesso a Rail Europe, as cias ferroviárias locais e a Trainline. A Rail Europe é boa para termos a visão de todas as cias que operam o trecho, eles tem um bom site em português e oferecem um serviço de pós-venda adequado. Já com as cias ferroviárias temos que ter bastante cuidado ao comprar. Os tickets com os melhores preços costumam não ser reembolsáveis e o pós venda não é nada bom. Em termos de preço é difícil a Rail Europe bater as cias ferroviárias porque eles cobram taxas pelos serviços prestados porém em termos de atendimento também não existe comparação. A Trainline serve o UK, já usei o serviço e recomendo. Aqui no blog tenho posts com dicas de como comprar passagens com diversas cias ferroviárias. Tem bastante coisa, não deixe de conferir de acordo com o país que deseja visitar, alguns artigos são antigos mais ainda são uma linha mestra a seguir e falam sobre as principais pegadinhas.

O próximo passo do orçamento são os trechos internos, seja de avião (também utilizo o Skyscanner), trem (cias locais, Rail Europe e Trainline), ônibus – gosto da FlixBus e Buser aluguel de carros, utilizado a RentCars. Nesse palanejamento também entram trechos com barcos (a Croácia por exemplo é um destino onde é praticamente impossivel não utilizar ferry boats).

Logo na sequência orço os transferss (que podem ser um serviço de shuttle, transporte público ou mesmo taxi/uber ou outro app). Por fim incluo a previsão de gastos com transporte público e/ou taxi/uber dia a dia e  estacionamentos, pedágios e combustíveis (quando houverem). É claro que não coto tudo para cada viagem, cada uma tem o seu perfil.

Na figura abaixo um detalhamento da linha transporte, dia-a-dia

Depois de orçado o transporte o proximo passo é a hospedagem faço cotações para o período desejado em sites como Booking, Agoda (forte na Asia), AirBnB ou mesmo diretamente no site dos hoteis desejados. O objetivo aqui é saber quanto custa em média para o período que desejo um hotel de uma certa categoria em determinada localidade. Fazendo isso é fácil identificar se algum dia a ocupação está muito alta, nesses casos pode ser devido a alta temporada, eventos, finais de semana ou feriados no destino e nesse caso ás vezes uma alteração nos hoteis ou mesmo na ordem das cidades visitas ou nas datas de check-in/check-out pode gerar uma economia.

IMPORTANTE: a etapa de orçamento da acomodação pode ser realizada antes dos transporte internos caso você tenha muitas cidades de diferentes países no seu planejamento, dessa forma você não precisa refazer o item acima.

Por fim utilizo médias de gastos diários com entretenimento, estimando por alto os passeios que pretendo fazer ao longo dos dias, e com alimentação, baseado em informações coletadas em sites como TripAdvisor, blogs de viagem, site de atrações e passeio como Tiqtes, Civitatis e GetYourGuide. Caso exista algum entretenimento ou restaurante que destoe da média, como um passeio de balão pela Capadócia ou um restaurante estrelado incluo esse item direto no orçamento.

Fazendo dessa forma minha planilha vai ganhando vida e durante o orçamento consigo identificar se alterações no roteiro podem oferecer economia de tempo e/ou dinheiro, se a quantidade de dias escolhidos para cada local será suficiente para os passeios que priorizei (para fazer tudo nunca dá mesmo…risos). Não é raro fazer cópias dessa aba conforme a pesquisa avança e assim vou criando novas versões e mantendo as antigas para consulta.

Normalmente faço o orçamento para duas pessoas pois viajo muito com meu namorado ou amigos, isso explica as colunas V1 e V2, viajante 1 e 2 respectivamente. As duas primeiras colunas contém o valor previsto, já as duas últimas o realizado. Costumo incluir  ou remover colunas de acordo com a quantidade de viajantes, as vezes incluo coluna para diferentes moedas, as vezes trago todos os gastos para uma moeda unica.

Tenho viagens orçadas e não realizadas porque o custo ficou fora do que estava disposta a gastar naquele momento. Isso normalmente acontece quando o período é de altíssima temporada e o planejamento não é feito com antecedência (de 6 a 4 meses) ou com lugares que não se enquadram no orçamento que tenho disponível naquele momento. Nesse caso deixo a planilha para uso em um momento futuro e parto para um novo destino e uma nova planilha…risos.

Ah, tenho uma linha única chamada outros onde incluo gastos específicos como vistos (se necessário), seguro de viagem, chip de celular (se quiser sair do Brasil com o chip na mão recomendo a EasySim4You e o ViajeConectado), taxas para compra de dinheiro (cambio).

O Seguro de viagem é um item que cada vez mais entra no meu planejamento. Depois que comecei a trabalhar com TI na indústria de turismo fiquei assustada com a quantidade de sinistros e passei a dar mais atenção para esse item. Não viajo sem seguro se a viagem for longa, para esquiar ou incluir algum esporte radical (maior probabilidade de ocorrer algo), se for para os EUA (despesas medicas por lá são altíssimas, nesse caso aumento um pouco a cobertura contratada), se o seguro do meu cartão de crédito não cobrir (viagens terrestres, passagens emitidas por terceiros) ou se a viagem for para países onde a higiene não é das melhores (ex: India, Marrocos). Em todos esses casos prefiro pagar o seguro e não me incomodar com reembolsos do cartão.

Utilizo a Real Seguros e a Seguros Promo, que são agregadores e oferecem inúmeras opções. Tem também a WorldNomads para quem não reside no Brasil. Pense bem, como já diria o ditado o ideal é que o seguro morra de velho mas, se você vier a precisar do serviço com certeza será uma super economia. Muito cuidado com o barato que pode sair caro.

Como cada vez queremos estar mais conectados, planejar o chip de celular e também a questão do dinheiro que iremos levar é fundamental. Recentemente ao planejar uma viagem me dei por conta que o spread de cambio somado ao impostos do cartão sairia quase 10% do valor da viagem. Devido a isso sempre revejo minha estratégia de câmbio e no momento considero a Wise uma das melhores soluções para o viajante.

A Wise, é a antiga Transfer Wise, a empresa sofreu um rebranding e hoje em dia além de oferecer serviços de remessa internacional tem um produto que é um cartão de viagem do tipo débito. O cartão é multimoeda, permite transferir tanto reais (e via pix!!), quanto outras moedas. Com baixo spread e taxas, posibilidade de transferência entre pessoas e até mesmo de realizar remessas é uma solução completa e rápida para viajantes. Você pede hj e hj mesmo já recebe, sem pagar nada, seu cartão virtual. Que pode ser adicionado a carteria digital do seu celular.

Meu Planejamento de Viagem – Passo 2 – APROVAÇÃO DO ORÇAMENTO E COMPRA DA VIAGEM

Se o orçamento é aprovado parto para a a execução do projeto, isto é, vou as compras propriamente ditas sempre com o objetivo de não extrapolar o orçado. Primeiro compro os trechos internacionais e trechos internos. Depois reservo os hotéis e na sequência alugo o carro e/ou reservo traslados. Todos os itens acima faço com antecedência com a meta de encontrar ofertas e de não perder tempo ao chegar no destino. Para os hotéis costumo reservar com direito a cancelamento e depois continuo pesquisando por melhores preços. Se a viagem estiver muito próxima arrisco hotéis sem direito de cancelamento.

Depois vem a etapa de ajuste fino que é o planejamento detalhado dia a dia dos passeios. Aqui entra o planejamento dos lugares que irei visitar e passeios que irei realizar. Verifico os dias de fechamento, os melhores dias para visitar  determinada atrações, se existe alguma gratuidade, etc. Nessa etapa avalio a compra de passes tanto de atrações turísticas quanto de transporte público. As vezes o passe é de 3 dias e ficarei 5 no lugar, assim planejo visitar os sites contemplados com o passe de uma forma consecutiva de forma a otimizá-lo. Sempre que possível compro os ingressos/passes para as atrações que sei que irei visitar com com antecedência e um dos melhores benefícios disto é a economia de tempo porque se você não planeja e deixa para a hora pode ser que tenha que enfrentar filas quilométricas dependendo da atração e da temporada.

Deixo por último os restaurantes, cafés, etc. Nesse caso crio um aba ou documento à parte com sugestões por bairro ou, se a viagem for pequena, registro na linha entretenimento sugestões de passeios+comidinhas, como foi o caso dessa viagem para Buenos Aires. Verifico também se algum restaurante que quero muito ir exige reservas e qual o dia de fechamento. Aqui, mais uma vez, costumo reservar. Não é uma prática muito comum no Brasil, porém na Europa e mesmo em Buenos Aires é extremamente recomendado.

Não costumo gastar muito em restaurantes mas também não faço tanta economia. Sempre pincelo dicas de restaurantes com bom custo benefício frequentados pelos locais. Não vivo o tempo todo em restaurantes estrelados onde vivo e tampouco faço isso quando viajo. Além disso, em função dos dias serem curtos para tanta coisa que se quer fazer, normalmente uma das refeições costuma ser uma refeição mais rápida e portanto mais econômica. Ah, dou preferência a hotéis sem café da manhã porque gosto de tomar café como as pessoas do lugar tomam. Então esse item também entra na média de gastos com alimentação.

Todos esses detalhes vão sendo informados na planilha ao longo do ajuste fino do planejamento. Com o tempo a descrição de cada tipo de despesa conta com detalhes ao invés de médias, assim como horários e endereços úteis. No final a planilha tem todas as informações que preciso além dos custos previstos.

Por fim, copio para meu smartphone e também imprimo, assim tenho tudo a mão caso seja necessário durante a viagem.

ABAS ADICIONAIS

Abas adicionais como TO Dos e Obs, Mala, Compras e Fontes me ajudam a planejar. Em TO DO’s vou listanto as pendências da viagem, em Mala incluo itens que devo levar e que são meio fora do trivial para não esquecer, já a aba fontes me ajuda a lembrar das páginas consultadas e depois me auxilia com os posts para o blog. Seria simplesmente impossível lembrar de tudo que consultei!

COMPRAS

Tenho uma aba compras porém na minha opinião é um capítulo à parte da viagem. Não dá para dizer que é um custo da viagem porque na maioria das vezes são coisas que compraria de qualquer forma. O que faço é aproveitar lugares onde essas coisas são mais em conta e/ou mais diversificadas e uno o útil ao agradável.

Pesquiso sobre compras no lugar, geralmente o último item mas não o menos importante :), e não deixo passar boas oportunidades. Incluo as informações sobre compras dentro dos próprios passeios planejados caso considere imperdível não ir até determinado lugar.

Impossível ir a França e não comprar cosméticos, mesmo quando comprado com a Itália é conveniente. Já em Bariloche, Berlim e Livigno (área duty-free na Itália)  fiz ótimas compras de artigos para esqui. Em Buenos Aires não será diferente, já fiz uma listinha e planejei a ida até algumas lojas que vendem couro porque uma pessoa que viajará comigo quer comprar couro por lá.

Meu Planejamento de Viagem – Passo 3 – ORÇAMENTO PREVISTO x REALIZADO

Na volta da viagem incluo os gastos realizados na(s) coluna(s) específica(s) da aba Roterio1 e essa(s) coluna(s) alimenta(m) a aba indicadores que me dá o previsto x realizado. É olhando para essa aba que afirmo que dificilmente saio do planejado. Abaixo a aba indicadores da viagem para Buenos Aires porém sem o realizado.

Além disso minha aba Roteiro1 me ajuda a ajustar valores devidos caso algum viajante tenha gastado mais do que outro. O que se torna comum viajando em grupo onde um paga uma coisa, outro outra e por aí via.

Acho que o segredo de acertar o planejado x realizado é a utilização de médias coerentes. Fazendo os pagamentos e/ou reservas dos maiores custos com antecedência facilita-se o controle dos poucos itens que ficarão em aberto. Com os números em mãos antes da viagem também é possível verificar o que já foi pago e separar tudo o que ainda está pendente de pagamento para ter uma ideia de quando se levar de dinheiro, seja em papel moeda, cartão travel money ou para verificar o limite do cartão de crédit

Para facilitar o input dos dados na volta, costumo anotar as despesas no meu celular, faço dia a dia de viagem porque acho mais fácil de lembrar, normalmente faço no final do dia, enquanto estou no restaurante bebendo algo e esperando o jantar. Tenho pratica, faço rápido, prefiro assim porque minha memória não é das melhores. Sei que existem pessoas que não gostam de se preocupar com isso durante a viagem, eu sinceramente acho que não muda nada, ignorar os gastos só ajuda a gastar mais.

Bom, termino por aqui, espero que você tenha gostado do meu método. Sei que parece trabalhoso mas com o tempo, e se você já tiver experiência em viagens desempacotadas, fica muito prático. Ah. se você quiser receber a planilha deixa um comentário aqui neste post que enviarei a mesma pra vc por email com algumas instruções.

Abraços e bom planejamento!